Urlaubsanträge – Automatisiert mit SharePoint und Outlook in 10 Minuten

Jedes Jahr stellen sich viele von uns dieselben Fragen, wenn es um die schönsten Tage des Jahres geht: Die Ferien!

Solche Fragen wie:

• Warum kann ich nicht einfach meine Urlaubstage im Outlookkalender eintragen, wozu dieser komplizierte Prozess und dieses Excel?
• Wem muss ich meinen Urlaubsantrag senden, wer ist dieses Jahr zuständig?
• Wurde mein Antrag bereits genehmigt oder abgelehnt?
• Wann haben die Kollegen tatsächlich Urlaub?
• Ist der technische Leiter zum Go-Live auch wirklich im Büro?
• Wer hat den Urlaub genehmigt, und wann?

Diese und viele weitere Fragen kommen regelmässig auf, wenn es darum geht Urlaubsanträge zu stellen, zu genehmigen, oder wenn man einfach nur überprüfen möchte wer im Team zu einem gewissen Zeitpunkt im Urlaub ist und wer nicht.

Komplizierte Prozesse & Tools

In vielen Fällen muss man sich durch komplizierte Prozesse & Tools wühlen, Minuten oder gar Stunden damit verbringen, und weiss selbst nach Wochen noch nicht so genau ob der eigene Antrag bereits genehmigt oder gar abgelehnt wurde. Möchte man wissen ob ein Kollege zum Go-Live im Urlaub ist, fragt man ihn am besten persönlich.

Das muss nicht so sein!

Sollte in Ihrem Unternehmen SharePoint bereits im Einsatz sein, können Sie diesem Chaos ein sofortiges Ende bereiten, und das in unter 10 Minuten!

Ganz ohne weitere Hilfsmittel

Klingt komisch, ist aber so! In Zukunft wird das gesamte Team mit nur einem einzigen Kalender arbeiten. Einem Urlaubskalender der sich nahtlos in Outlook integriert, ganz so wie jeder andere Outlookkalender auch. In diesen Kalender tragen die Kollegen künftig ihre geplanten Urlaubstage ein, ganz so wie sie es in jedem anderen Kalender auch tun würden, ganz ohne weitere Tools.

Jeder im Team kann zu jeder Zeit den Urlaubskalender konsultieren, und sich sicher sein, dass Urlaubstage die dort zu finden sind tatsächlich genehmigt wurden. Nur bereits genehmigte Urlaubstage sind für alle Teammitglieder sichtbar.

Urlaubsanträge die sich noch im Genehmigungsprozess befinden, sind nur für die am Prozess beteiligten Personen sichtbar – für den Antragsteller und Genehmiger. Abgelehnte Anträge finden sich nicht im Kalender.

Um sicherzustellen, dass auch kein Urlaubsantrag, und keine Nachricht bezüglich der Genehmigung oder Ablehnung verloren geht, erhalten alle Prozessbeteiligten automatisch E-Mails vom „Urlaubskalender“.

In 10 Minuten umsetzbar?

Probieren Sie es aus, und überzeugen Sie sich selbst von den schier unendlichen Möglichkeiten der Ablaufautomatisierung die Ihnen SharePoint bereits „out of the box“ (d.h. ohne zusätzliche Software) liefert.

Zutaten (für alle Teammitglieder)

1x Seite in SharePoint
1x Outlook
1x Kollege mit SharePoint Know-how (Poweruser)

Zubereitung

Unserer SharePoint Site fügen wir eine neue App vom Typ Kalender hinzu, und geben ihr einen aussagekräftigen Namen. Beispielsweise „Urlaubskalender“.

In den „Listeneinstellungen“ unserer neuen Kalenderapp…

aktivieren wir zunächst unter dem Punkt „Versionsverwaltungseinstellungen“ die Inhaltsgenehmigung, aktivieren den Versionsverlauf für Elemente, und stellen unter „Entwurfselementsicherheit“ die Option auf Nur Benutzer, die Elemente genehmigen dürfen (und der Autor des Elements) ein.

Der Urlaubskalender ist eingerichtet

Der Urlaubskalender ist jetzt für die genehmigungspflichte Aufnahme von Urlaubsanträgen eingerichtet, und kann verwendet werden. Ab sofort können von allen Teammitgliedern entsprechende Urlaubsanträge in diesem Kalender gestellt werden, wobei jeder Antrag nur sichtbar ist für denjenigen der den Antrag gestellt hat, und für die Person(en) die den Antrag genehmigen muss.

Automatisch per E-Mail informiert

Antragsteller werden automatisch per E-Mail darüber informiert ob ein Antrag genehmigt/abgelehnt, oder ob der Vorgesetzte Änderungen wünscht, bevor der Antrag genehmigt werden kann. Personen die diese Urlaubsanträge künftig prüfen und genehmigen müssen, möchten sich an dieser Stelle möglicherweise eine Benachrichtigung auf dem Kalender einrichten, die dafür sorgt dass sie automatisch über neue Urlaubsanträge informiert werden.

Mit Outlook verbinden

Abschliessend kann nun jedes Teammitglied den neuen Urlaubskalender mit seinem persönlichen Outlook verbinden (Kalender -> Mit Outlook verbinden), und seine Anträge ab sofort einfach in Outlook erfassen. Ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde erfährt er automatisch per E-Mail.

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